KONSEP ASAS PERSEMBAHAN

 KONSEP ASAS PERSEMBAHAN

Setiap persembahan yang dihasilkan perlu didahului dengan perancangan yang baik untuk mendapat hasil yang maksima dari segi kesannya kepada pendengar.  Mari kita lihat beberapa tips dan panduan asas dalam penghasilan satu persembahan yang baik dan berkesan sebelum kita melihat peralatan untuk menghasilkan persembahan.  Pusat latihan Dale Carnagie di Amerika telah menggariskan beberapa panduan dalam menghasilkan persembahan yang baik. Keempat-empat panduan ini yang dinamakan sebagai 4’P ialah

(i) Plan (Rancang)  
(ii) Prepare (Bersedia)  
(iii) Practice (Latih) 
(iv) Present (Persembahan)

Mari kita lihat setiap satu item ini secara lebih dekat.
 
Plan (Rancang)

Merancang persembahan meliputi dua aspek penting iaitu menentukan matlamat persembahan anda dan menentukan siapakah pendengar anda. 

(a)   Tujuan persembahan

Tujuan persembahan yang berbeza akan menentukan hasil persembahan yang berbeza.  Beberapa tujuan persembahan termasuklah:    
(i) Menjual idea atau produk (untuk mempengaruhi pendengar supaya membeli atau menerima idea atau produk tertentu).  Untuk tujuan ini anda perlu memfokus kepada kebaikan produk atau idea yang ingin diketengahkan. Senaraikan kebaikan jika ia diterima dan keburukan jika ia ditolak.  (ii) Laporan keputusan kajian atau projek di hujung kajian atau projek tersebut. Untuk tujuan ini anda perlu merekabentuk penyampaian anda supaya menjadi sepadat dan seringkas mungkin dengan memfokuskan kepada hasil yang anda dapati. Lapuran yang terlalu panjang atau teknikal (kepada pendengar biasa) akan menyebabkan fokus pendengar hilang. (iii) Bertujuan untuk menerangkan satu-satu konsep kepada pendengar. Penerangan yang begini memerlukan anda memasukkan fakta dalam berbagai bentuk – bunyi, imej, rajah atau mungkin video untuk membantu pendengar lebih faham. Kajian menunjukkan pendengar akan lebih mudah mengingati bahan yang diterima melalui lebih banyak pancainderanya (contoh: mata, telinga, bau dan lain-lain) berbanding  bahan yang diterima melalui satu pancaindera sahaja .

(b)   Siapakah Penonton Persembahan?

Anda perlu menentukan profil penonton yang akan mengikuti persembahan anda.  Persoalan-persoalan berikut adalah antara isu penting untuk diteliti dan dijawab sebagai panduan untuk menentukan isi persembahan anda:

(i) Adakah mereka teman sekerja anda?(ii) Adakah mereka bos anda?
(iii) Adakah mereka pelanggan anda?
(iv) Adakah mereka penonton yang pakar dalam bidang teknikal yang ingin anda persembahkan atau pendengar umum yang cuba memahami idea kasar sahaja? 
(v) Apakah harapan, matlamat dan keperluan mereka terhadap persembahan anda? 
(vi) Apakah tahap pengetahuan dan kebiasaan mereka dengan topik yang anda perkatakan? 
 Persembahan untuk golongan berbeza akan mempengaruhi pilihan bahasa yang akan anda gunakan, kedalaman isi penyampaian dan juga latar belakang persembahan anda. Memahami hasrat dan matlamat pendengar apabila menghadiri persembahan anda juga akan membantu anda memberi fokus kepada topik yang berkaitan.
 Bilangan penonton yang akan mengikuti persembahan juga penting diketahui. Setengah alat bantuan persembahan seperti overhead projector lebih sesuai digunakan untuk bilangan pendengar yang kecil berbanding bilangan yang besar.
 Dua faktor di atas akan memberi kesan terhadap pilihan reka bentuk terperinci persembahan anda.  Antara aspek reka bentuk terperinci yang penting untuk persembahan anda termasuklah

(i) Kombinasi warna. 
(ii) Jenis tulisan. 
(iii) Imej/ikon Interaktif.
(iv) Penggunaan animasi yang sesuai. 
(v) Latar belakang Slide/Theme. 
(vi) Kesesuaian persekitaran – korporat, biasa dan sebagainya.

Panduan umum yang elok diikuti ialah jadikan persembahan anda mudah difahami, menarik diikuti dan bebas dari keserabutan.  
 
Prepare (Bersedia)
 Keperluan kepada persediaan meliputi persediaan diri anda dan persediaan barang-barang keperluan dan sokongan logistik untuk persekitaran persembahan. Penyampai perlu menyediakan diri dengan persediaan minda yang positif sebelum persembahan bermula. Selain dari itu, persediaan tentang jangka waktu persembahan juga perlu dirancang dengan baik. Peralatan-peralatan berkaitan yang diperlukan untuk persembahan perlu dipastikan wujud dan berfungsi dengan baik supaya tidak timbul keadaan kelam kabut ketika persembahan.  Selain dari itu, isi persembahan juga mesti distrukturkan dengan baik untuk memudahkan penonton mengikuti penyampaian anda. Pusat latihan Dale Carnagie menggariskan beberapa tips yang penting untuk ini:
 
(i) Persediaan minda yang positif boleh dihasilkan dengan bertanya pada diri anda, “mengapakah mesej ini amat penting untuk saya”?  

(ii) Susunkan persembahan anda dengan memusatkan kandungannya di sekitar beberapa noktah penting yang anda perlu sokong dengan bukti-bukti dan hujah yang berkesan. 
(iii) Gunakan muqaddimah yang boleh menarik perhatian penonton seperti menggunakan soalan-soalan yang mengejutkan pendengar atau kenyataan-kenyataan yang meninggalkan kesan untuk penonton berfikir atau menyentuh perasaan mereka.  Kebiasaannya bahagian ini mengambil lima hingga sepuluh peratus dari persembahan anda.  
(iv) Penonton biasanya hanya boleh mengingat empat hingga enam noktah berbeza.  Anda perlu menentukan isi-isi penting yang penonton akan ingat dan bawa pulang. Isi-isi penting ini perlu disokong dengan statistik, persaksian dan analogi yang bersesuaian.  Pastikan setiap isi penting ini terjalin dalam jalinan yang licin dan bersambung.  Bahagian isi inilah yang akan membentuk 80 ke 85 kandungan persembahan anda.  (v) Sediakan penutup yang akan menarik perhatian penonton dan akan mereka ingati dan meninggalkan kesan yang berpanjangan.  Penutup seharusnya menyokong objektif awal anda.  Bawa penonton kembali kepada objektif anda atau lemparkan cabaran-cabaran yang bersesuaian kepada mereka untuk meninggalkan bahan pemikiran yang berkekalan kepada mereka selepas kembali. Jelaskan kepada penonton pengharapan anda dan apa tindakan yang anda harapkan tercetus dari persembahan anda ini terhadap mereka.  Penutup seharusnya mengambil lima ke sepuluh peratus dari persembahan anda. 

Practice (Latih)
 Mencuba persembahan anda sebelum mempersembahkannya adalah amalan yang penting untuk dilakukan. Latih dengan membuat persembahan di hadapan  kumpulan kecil yang anda tentukan.  Dapatkan maklum balas dari mereka tentang persembahan anda.  Antara perkara yang boleh diberi perhatian ialah
 (i) Adakah mesej anda jelas? 
(ii) Adakah bukti-bukti anda menyokong noktah penting anda? 
(iii) Adakah bahan-bahan sokongan anda – statistik, grafik dan animasi anda menyokong persembahan dan meninggalkan kesan yang anda harapkan kepada pendengar? 
(iv) Adakah anda memenuhi hasrat dan keperluan pendengar anda?
(v) Adakah anda mencapai matlamat yang anda harapkan? 
(vi) Latihan anda juga perlu mengambil kira jangka masa yang diperlukan untuk persembahan.  
(vii) Lakukan latihan sebegini beberapa kali dengan mencuba teknik dan susunan yang berlainan bagi setiap kali persembahan. Di hujung latihan-latihan ini anda boleh memilih teknik atau susunan yang anda rasa paling berkesan.  

Present (Persembahan)

Selepas segala persiapan dan latihan yang anda lakukan, adalah mengecewakan jika persembahan yang disampaikan tidak menepati sasaran.  Terdapat beberapa tips dan teknik yang penting diberi perhatian ketika hari persembahan anda. Mari kita teliti beberapa panduan dari Pusat Latihan Dale Carnagie:

(i) Letakkan diri anda dalam mod sebagai seorang profesional dalam menyampaikan persembahan anda.  Anda perlu merasakan sebagai diberi keistimewaan untuk menyampaikan persembahan anda.  Di samping itu juga, perasaan ini mesti diiringi dengan perasaan bertanggungjawab dan kesedaran bahawa ini adalah peluang untuk menyampaikan pendapat atau tujuan anda. 
(ii) Hadirkan imej yang positif dan tenang. Sebanyak yang boleh, wujudkan hubungan pandangan mata yang meyakinkan penonton.  Jadilah diri anda dan bercakap dengan selesa.   
(iii) Bercakap dengan kekuatan suara supaya didengari. Perlahankan kelajuan percakapan anda untuk memberi penekanan kepada isi-isi penting. Berhenti sebentar sebelum dan selepas memperkatakan isi penting untuk memisahkannya dari isi lain.  
(iv) Ikhlaskan diri dan bina hubungan yang baik dengan penonton. Libatkan mereka dalam perbincangan. Lontarkan pertanyaan-pertanyaan sepanjang persembahan anda untuk memastikan mereka bersama anda. Jika sesuai dapatkan maklum balas dari mereka selepas persembahan untuk menjadi panduan bagi anda memperbaiki persembahan anda di masa depan.

Selain itu, sediakan masa untuk sesi soal jawab yang agak selesa dengan penonton. Anda juga boleh menyediakan beberapa persoalan untuk dibincangkan dengan penonton supaya penonton dapat memulakan pertanyaan.

Setelah melihat sedikit sebanyak mengenai konsep asas dalam persembahan, mari pula kita mulakan untuk membuat persembahan dengan menggunakan perisian Microsoft Power Point.